Реально ли организовать переезд офиса своими силами?

Переезд офиса — весьма сложный процесс, нуждающийся в тщательном планировании и организации. Многие компании задаются вопросом, стоит ли нанимать профессиональных подрядчиков для офисного переезда, например, компанию «Инка Транс», или можно справиться своими силами, чтобы сэкономить средства. Попробуем разобраться, какой вариант лучше.

Когда можно организовать переезд офиса самостоятельно?

• Если Ваш офис занимает небольшую площадь, и у Вас немного мебели и оборудования, переезд своими силами может быть оправдан. Например, когда речь идет о перемещении небольшого коллектива из 5-10 человек в пределах одного здания или бизнес-центра. В таком случае объем работ будет сравнительно небольшим и посильным для сотрудников компании.
• Когда среди Ваших сотрудников есть люди, ранее участвовавшие в организации переездов или обладающие необходимыми навыками (управление проектами, логистика, грузоперевозки, ремонтно-строительные работы и т.п.), это существенно повышает шансы на успех самостоятельного переезда. Они смогут грамотно спланировать процесс, предусмотреть возможные риски и справиться со многими техническими моментами.
• Спланировать и осуществить переезд офиса своими силами реально только при наличии достаточного запаса времени. По оценкам специалистов, на организацию переезда площади 100-150 м2 может потребоваться около месяца. Если у Вас нет жестких дедлайнов и столько времени в запасе, то вариант самостоятельного переезда можно рассматривать.
• Привлечение сторонних подрядчиков для организации переезда офиса влечет существенные расходы. Если бюджет компании сильно ограничен, и затраты на профессиональных муверов могут пошатнуть финансовую стабильность бизнеса, имеет смысл задуматься о переезде своими силами. В этом случае Вы сэкономите на услугах подрядчиков, но потратите больше времени и усилий сотрудников.
• Самостоятельная организация переезда будет проще, если не требуется перевозить офис на большое расстояние, и транспортная логистика не слишком сложная. Например, если и старый, и новый офис находятся в черте одного города, с хорошей транспортной доступностью и инфраструктурой. Чем проще маршрут, тем меньше хлопот с организацией перевозки возникнет у Вашей компании.

Что делать, если своих сил для офисного переезда недостаточно?

На рынке представлено множество профессиональных компаний, специализирующихся на организации переездов офисов и предприятий «под ключ». При этом, это совсем не дорого. Так, актуальные тарифы на грузовое такси можно найти здесь inka-trans.ua/perevozki-kiev/gruzovoe-taksi. Такие фирмы возьмут на себя все необходимые задачи — от планирования и упаковки до перевозки и установки мебели на новом месте.

Если бюджет ограничен, и нет возможности нанять мувинговую компанию для организации переезда «под ключ», можно привлечь узкопрофильных исполнителей на отдельные виды работ.

Даже если Вы привлекаете профессионалов, не лишним будет застраховать мебель, оргтехнику и другие ценные предметы от возможных рисков при транспортировке. Обычно страховка покрывает повреждение, утрату и кражу имущества. Стоимость страховки составляет около 0,5-1% от заявленной стоимости перевозимых вещей.

Даже если большую часть работ Вы делегируете сторонним исполнителям, необходимо назначить кого-то из сотрудников ответственным за общую координацию процесса, коммуникацию с подрядчиками и контроль качества работ.